 | Chapter 12. Acquisitions |  |
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Les suggestions d'acquisition sont les demandes des usagers, des bibliothécaires ou des documentalistes. Ces demandes peuvent être émises depuis différentes parties de PMB :
dans la gestion de PMB, depuis l'onglet Circulation ou l'onglet Catalogue
dans la gestion de PMB, depuis l'onglet Acquisition
dans l'OPAC de PMB, pour un lecteur authentifié.
Ces demandes sont ensuite traitées par un processus de validation dans l'onglet Acquisition qui peut aboutir sur la commande de l'ouvrage ou le rejet de la demande. L'utilisateur qui a fait la suggestion est tenu au courant de son évolution depuis l'opac.
L'ajout d'une suggestion d'acquisition est disponible depuis l'onglet Circulation et l'onglet Catalogue. L'ensemble des utilisateurs de PMB a généralement accès à ces deux onglets. Ceci est nécessaire pour les utilisateurs dont l'accès est restreint à l'un de ces deux onglets (bénévole pour le prêt en bibliothèque, stagiaire documentaliste sur une mission de catalogage,...).
Cliquez sur Catalogue (ou Circulation) > Suggestion > Faire une suggestion
Pour créer une suggestion, vous pouvez saisir les informations suivantes :
origine
Cliquez sur le bouton « ... » pour ouvrir le sélecteur. Il vous permet choisir l'origine de la demande, et est par défaut fixé sur votre compte utilisateur. Si vous n'êtes pas l'auteur de la suggestion, choisissez le lecteur, le bibliothécaire ou le documentaliste qui vous a fait cette suggestion. Il sera ensuite informé par email ou depuis son compte lecteur du traitement de sa suggestion.
pondération
Les demandes des bibliothécaires ou documentalistes sont considérées comme prioritaires sur celles des lecteurs. Ceci est fixé par défaut via Administration > Outils > Paramètres, dans Acquisitions avec le paramètre poids_sugg.
titre
Le titre de l'ouvrage à acquérir.
éditeur
auteur
ISBN
prix
url associée
Vous pouvez ici indiquer une page web d'un libraire présentant un ouvrage, une bibliographie en ligne, etc.
commentaires
Vous pouvez saisir ici tout commentaire pour préciser l'objet de cette suggestion d'acquisition.
Important il faut au moins saisir un titre et un auteur ou un titre et un éditeur pour pouvoir enregistrer une suggestion d'acquisition.
Dans Acquisitions > Suggestions > A traiter, cliquez sur le bouton Création de suggestion.
Le formulaire est identique à celui qui est accessible dans les onglets Circulation ou Catalogue.
Identifiez vous en tant que lecteur dans la partie droite de l'écran. Une fois identifié, vous accédez à votre compte. Vous pouvez y revenir à tout moment via le lien « mon compte » dans le bandeau latéral.
Cliquez sur le bouton Faire une suggestion.
Vous pouvez définir les mêmes informations pour votre suggestion que depuis la partie gestion, à l'exception notable des changements de son origine (le lecteur authentifié) et la pondération (fixée à la valeur par défaut) :
titre
auteur
éditeur
EAN/ISBN
prix indicatif
url associée
commentaires
Les suggestions d'acquisition doivent être traitées par les bibliothécaires ou documentalistes pour vérifier leur validité, et assurer leur suivi jusqu'à la commande et le signalement au lecteur de la réception de l'ouvrage correspondant.
Dans Acquisitions > Suggestions > A traiter, vous obtenez la liste de toutes les suggestions.
Vous pouvez utiliser la liste déroulante Etat en haut à droite de l'écran pour afficher les suggestions à une étape précise de son traitement.
Les boutons en bas de l'écran : Fusionner, Valider, Rejeter, Confirmer, Abandonner, Commander, Recevoir, Archiver permettent de réaliser pour les suggestions sélectionnées les différents traitements successifs de la suggestion.
Pour sélectionner une suggestion, cochez la case à la fin de la ligne, vous pouvez également utiliser le bouton Tout sélectionner.
Vous pouvez supprimer des suggestions sélectionnez en cliquant sur le bouton Supprimer.
Une suggestion est en cours lorsqu'elle vient d'être faite et n'a pas encore été traitée.
Vous pouvez :
Fusionner la suggestion avec une autre suggestion
Valider la suggestion
Si il s'agit d'une suggestion correspondant bien à un ouvrage, que celle-ci permet d'identifier l'ouvrage suggéré, validez la suggestion. Pour l'instant, il ne s'agit pas de savoir si l'ouvrage est disponible ou non, s'il est intéressant dans votre fonds.
Rejeter la suggestion
Les éléments fournis ne permettent pas d'identifier un ouvrage ; la suggestion est un message à l'attention du bibliothécaire/documentaliste ; il s'agit d'une erreur, d'un test, d'un usage inaproprié : dans ce cas, la suggestion doit être rejetée.
Une fois la suggestion validée, elle est accessible par le choix état validé dans le sélecteur d'état en haut à droite de l'écran.
En plus de pouvoir la fusionner ou la supprimer, vous pouvez :
Confirmer la suggestion
Oui, la suggestion est bien un ouvrage identifié ; oui, cette suggestion correspond aux orientations de votre fonds. Confirmer la suggestion vous permet d'annoncer au lecteur que l'acquisition est bien envisagée.
Abandonner la suggestion
Oui, la suggestion est valide ; non, cette suggestion ne correspond aux orientation de votre fonds. Abandonner la suggestion signifie que son traitement n'ira pas plus loin.
La seule action possible sur une suggestion confirmée est de :
Commander l'ouvrage suggéré
Paramètre dans Administration > Outils > Paramètres > Acquisitions, si sugg_to_cde vaut 1, un clic sur Commander lance la création d'un bon de commande. Choisissez un fournisseur, les suggestions sont ensuite automatiquement insérées comme autant de lignes de la commande.
Si vous n'avez pas activé le transfert dans les commandes du module Acquisition de PMB, vous gérez probablement vos bons de commande par un autre moyen. Dans ce cas, cliquez sur Commander pour tenir informé votre lecteur du fait que vous lancez la commande.
Paramètre dans Administration > Outils > Paramètres > Acquisitions, si sugg_to_cde vaut 1, la réception de la commande sera traitée automatique dans le module Acquisition.
Si vous n'avez pas activé le transfert dans les commandes du module Acquisition de PMB, vous devez cliquer sur le bouton Recevoir pour notifier la réception à l'usager ou au bibliothécaire/documentaliste.
Vous pouvez également Abandonner un ouvrage commandé si la commande doit être annulée pour toute raison.
Le lecteur ou l'utilisateur qui a émis une suggestion va être averti tout au long du processus de validation de sa suggestion.
Le lecteur authentifié depuis l'OPAC peut consulter l'état d'avancement de sa suggestion.
Identifiez vous en tant que lecteur dans la partie droite de l'écran. Une fois identifié, vous accédez à votre compte. Vous pouvez y revenir à tout moment via le lien « mon compte » dans le bandeau latéral.
Cliquez sur le bouton Afficher les suggestions.
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